日本法人的年度合规表：人事与总务

数十人的办公室，为什么漏的总是同几件？

有十六件事法令依据明确、影响也不小，但结构上就容易漏。先看这一节，一分钟就能判断有没有要急的。

• 向海外母公司传输员工数据

  个人信息保护法第 28 条。向外国的第三方提供个人数据，原则上要取得本人同意，并告知对方国家的制度等信息。委托给海外也不属于适用除外。面向日本企业的清单几乎都没有这一条，而对外资子公司来说，这是这一页里影响最大的一项。

• 产业废弃物管理票交付等状况报告书

  每年 6 月 30 日前交给都道府县，内容是上一年度 4 月 1 日到 3 月 31 日。不会有人来催。一年里只要开过一张纸质管理票就是义务，处理一批旧显示器也算。全程用电子管理票的不适用。

• 防火対象物使用開始届

  使用开始的 7 日前交给消防署。即使不做任何工程、只是搬进一间空房也要交。消防类的文书容易被当成房东的活，但这一份是租户自己的。若伴有隔间变更，还要在开工 7 日前另交工事等計画届出書。

• 防火管理者看的是整栋楼的人

  不是自己公司的人数。纯办公楼这类非特定用途是整栋 50 人以上，含餐饮、诊所的复合用途是 30 人以上。400 人大楼里的 60 人租户照样在范围内，而且每个租户各自选任自己的防火管理者。

• 消防训练并不是「一年两次」

  一年两次以上是特定用途的义务。办公室这类非特定用途，按消防计划里自定的次数。但东京都内训练前要交自衛消防訓練通知書、训练后要留存记录 3 年——这两条是真存在的。

• 能躺下的休息室，还要男女分开

  事務所衛生基準規則第 21 条。常时 50 人以上，或常时女性 30 人以上就成为义务。租赁办公室几乎都没有。有隔间、能随时使用的共用房间实务上可以，但茶水间的沙发不行。

• 空气环境测定也是租户的义务

  有中央空调的办公室，每两个月内一次，记录保存 3 年。这和房东在建築物衛生法下的义务是并行的两件事，不互相替代。实务上通常是向房东要到自己楼层的测定记录再存档，但真要到并存好的公司很少。

• 体检结果报告没有固定期限

  是体检后「遅滞なく」，即不得拖延。压力测评报告也是「每一年内一次」，从自家上一次报告算起。这两条经常被误认为按年度截止，反而成了逾期的原因。

• 深夜工作有半年一次的体检

  安衛規則第 45 条的特定業務従事者健診，每六个月内一次。为配合欧美总部而排的夜班就落在这一条里，而这类公司大多只做了一年一次的体检。

• 社保 51 人的判定看全公司

  按同一法人编号下所有事业所的厚生年金被保险者人数合计，既不是事业场单位，也不是全体员工数。周 20 小时以上、月额 8.8 万日元以上的兼职强制加入，60 人规模基本都已经超过了。

• 纳期特例的前提是常时不足 10 人

  源泉所得税和住民税的半年一次，只适用于工资支付人数常时不足 10 人的公司。创业期 8 人时申请了特例、之后没交「不再符合要件之届」的公司，一直在累积不纳付加算税的风险。

• 償却資産在东京 23 区交都税事务所

  不是区役所。面向东京以外地区的说明写的是「市町村」，照搬就会送错地方。租户自己做的装修、门窗、强弱电、标识也属于償却資産，由租户申报。

• 停工 1 到 3 日的死伤病报告按季度交

  4 月末、7 月末、10 月末、1 月末。大家只知道停工 4 日以上的那一类（发生后不得拖延），结果办公室内摔倒、通勤轻伤这些就一直没报。两类自令和 7 年 1 月起原则上电子申请。

• 入职时安全卫生教育，八项全做

  令和 6 年 4 月废除了省略规定。以前办公岗位可省第 1 到 4 项，现在不行，连复印机、碎纸机的危险性也要讲。网上「办公岗位可部分省略」的旧答案还大量存在。

• 搬迁要交給与支払事務所等移転届

  1 个月内，而且要交给搬迁前所在地的税务署。每次搬迁都容易漏。同时还会触发事业所税的新设和废止申报（1 个月内）与总部搬迁登记（2 周内）。

• 泄露报告不只看 1,000 人

  要配虑个人信息（体检结果、压力测评、残障情况）哪怕只泄露 1 人也得报，没有人数下限。一封跟着体检名册误发的人事邮件就够了。1,000 人以上只是四个独立要件之一。

哪些是租户的义务，哪些是业主的？

整栋楼的法定检查多数归业主，租户负责自己占用的部分。这正是和海外总部最容易说不到一块儿的地方。签约时不把这条线画清，最后总会留下双方都以为对方在做的项目。

到多少人，会出现什么义务？

这一节不是「每年做」，而是「过了某条线就必须有」。新设法人、扩编的时候，先查这张表。注意每一级用的是哪种数法。

为什么是二月决定社保费？

七月提交的算定基礎届只看四、五、六三个月的报酬，而这个结果是九月起一整年社保的基数。到了七月，数字已经动不了。能动的是二月那个排程判断——全年唯一一条跳月生效的因果关系。

说清楚一点：必须是真实的排程调整。为了压社保费做形式上的安排，性质就不一样了。

每个月要做什么

日期是法定期限。遇周末和节假日顺延到下一个工作日。费率和金额一律不写，因为写进正文的数字第二年没人改。青绿色是人事线，绿色是总务设施线。

上不了日历的有哪些？

三类：按其他周期转的、被事件触发的、只在法人或办公室是新的时候出现的。放进日历会让每一行都变成条件判断，所以单独列在这里。

数十人规模还不适用的有哪些？

海外总部常问到的项目里，这些在这个规模还不适用。不是「应该不用吧」，而是能拿出门槛数字回答。

• 女性活躍推進法的行动计划制定、报备与公布 — 101 人以上。以下是努力义务
• 男女工资差异、女性管理层比例的公布 — 101 人以上（令和 8 年 4 月起）
• 次世代法的行动计划 — 超 101 人
• 育儿休业取得状况的公布 — 超 300 人（令和 7 年 4 月起）
• 中途采用比率的公布 — 301 人以上
• 障害者雇用納付金的申报与缴纳 — 常用劳动者超 100 人
• 総括安全衛生管理者的选任 — 其他行业是 1,000 人以上
• 安全管理者与安全委員会 — 限定行业。普通办公室只有衛生委員会
• 事业所税的従業者割 — 员工超 100 人（資産割看建筑面积）
• 节能法的特定事业者定期报告 — 年耗能折原油 1,500 kL 以上
• 东京都的温室气体排放总量削减义务 — 1,500 kL 以上。报告书是中小规模合计 3,000 kL 以上
• 防火対象物点検报告 — 仅特定防火対象物。纯办公楼不适用
• 防災管理者与防災管理点检 — 11 层以上且建筑面积 1 万 ㎡ 以上等
• 建築物衛生法的特定建築物届与建築物環境衛生管理技術者 — 3,000 ㎡ 以上，且属于业主义务
• 多量排出事业者的处理计划 — 年产废 1,000 吨以上
• 氟利昂的算定泄露量报告 — 年 1,000 吨 CO2 以上

「人数」到底有几种数法？

四种。同一家公司按不同数法算出来的人数不一样，所以要分开数。一家共 60 人、拆成两个办公室的公司，可能按事业场数一条也没触发，按公司整体数已经触发了两条。