人事と総務の年間コンプライアンス表

数十人規模のオフィスで、なぜ同じ項目が抜けるのか

法令の根拠が明確で、影響も小さくないのに、構造的に抜けやすい項目が十六あります。まずこの節をご覧ください。急ぐべきものがあるかどうかが、一分で分かります。

• 海外親会社への従業員データ移転

  個人情報保護法第28条です。外国にある第三者へ個人データを提供する場合、原則として本人の同意と、移転先の制度等の情報提供が必要です。海外への委託も適用除外にはなりません。日本企業向けのチェックリストにはまず入っていない項目で、外資系子会社にとってはこのページで影響が最も大きいところです。

• 産業廃棄物管理票交付等状況報告書

  毎年6月30日まで、前年度4月1日から3月31日分を都道府県へ。催促は来ません。紙のマニフェストを年に1枚でも交付していれば義務で、古いモニターを一度処分しただけでも対象です。電子マニフェストのみなら不要です。

• 防火対象物使用開始届

  使用を始める7日前までに消防署へ。工事を伴わず、空室にそのまま入居する場合も必要です。消防関係の書類はすべてオーナー側がやるものと思われがちですが、これは入居する側の届出です。間仕切り変更を伴う場合は、着工7日前までに工事等計画届出書が別途必要です。

• 防火管理者は建物全体の収容人員で決まる

  自社の人数ではありません。事務所などの非特定用途は建物全体で50人以上、飲食店や診療所を含む複合用途なら30人以上。400人のビルに入る60人のテナントも対象で、しかも各テナントがそれぞれ自社の防火管理者を選任します。

• 消防訓練は「年2回」ではありません

  年2回以上は特定用途の義務です。事務所などの非特定は、消防計画に定めた回数です。ただし東京都内では訓練前に自衛消防訓練通知書を出し、実施結果記録書を3年保管する——こちらは実在する義務です。

• 臥床できる休養室、男女別

  事務所衛生基準規剑21条です。常時50人以上、または常時女怷30人以上で義務になります。賃貸オフィスではほぼ用意されていません。間仕切りがあり随時利用できる共用室でも運用上は認められますが、給湯室のソファでは足りません。

• 空気環境測定も自社の義務

  中央管理方式の空調がある事務室では、2か月以内ごとに1回、記録は3年保存です。オーナーのビル管法上の義務と並行する別の義務であって、代替にはなりません。実務ではオーナーから自社フロアの測定記録をもらって保管する形になりますが、受け取っている会社がほとんどありません。

• 健診結果報告書に決まった期限はありません

  健診実施後「遅滞なく」です。ストレスチェック報告も「1年以内ごとに1回」で、自社の前回報告から数えます。年度の締切と誤解され、かえって遅れる原因になっています。

• 深夜業には半年ごとの健診があります

  安衛剑45条の特定業務従事者健診、月以内ごとに1回。米欧の本社に合わせた夜間シフトはここに該当しますが、こうした会社はたいてい年1回の健診しか行っていません。

• 社保51人の判定は会社全体

  同一法人番号の全事業所の厚生年金被保険者数の合計で、事業場単位でも全従業員数でもありません。週20時間以上かつ月額8.8万円以上のパートは強制加入で、60人規模ならほぼ超えています。

• 納期の特例は常時10人未満が条件

  源泉所得税も住民税も、半年に1回の特例は給与の支給人員が常時10人未満の場合だけです。創業期に8人で特例を取り、その後「要件に該当しなくなった旨の届出」を出していない会社は、不納付加算税のリスクを積み上げています。

• 償却資産は東京23区では都税事務所

  区役所ではありません。東京以外向けの解説は「市町村」と書いてあるため、そのまま従うと送り先を間違えます。テナントが施工した内装・造作・配線・サインも償却資産で、テナントが申告します。

• 休業1〜3日の死傷病報告は四半期ごと

  4月末・7月末・10月末・1月末。休業4日以上のもの（発生後遅滞なく）しか知られておらず、オフィス内の転倒や通勤中の軽傷が報告されないままになります。どちらも令和7年1月から電子申請が原則です。

• 雇入れ時安全衛生教育は8項目すべて

  令和6年4月に省略規定が撤廃されました。以前は事務職なら1〜4項目を省略できましたが、今はできません。コピー機やシュレッダーの危険性も含めます。「事務職は一部省略可」という古い答えがまだ大量に残っています。

• 移転時は給与支払事務所等の移転届

  1か月以内、しかも移転前の所在地を所轄する税務署へ。移転のたびに漏れます。あわせて事業所税の新設・廃止申告（1か月以内）と本店移転登記（2週間以内）も発生します。

• 漏えい報告は1,000人だけが基準ではありません

  要配慮個人情報（健診結果、ストレスチェック、障害の有無）は1件でも報告義務で、人数の下限はありません。健診名簿を添付した人事メールの誤送信ひとつで該当します。1,000人超は四つある独立した要件のうちのひとつです。

どこまでが自社の義務で、どこからがオーナーの義務か

建物全体にかかる法定検査はおおむねオーナー側の義務で、テナントは自社の占有部分を負います。海外本社といちばん話が噴み合わないところです。契約時に線を引いておかないと、双方が相手がやっていると思っている項目が残ります。

どの人数で何が発生するのか

ここは「毎年やる」ではなく「ある線を越えたら必ず要る」ものです。法人を新設したとき、人を増やしたときに最初に確認する表になります。各段がどの数え方かにご注意ください。

なぜ二月が社会保険料を決めるのか

7月に出す算定基礎届が見るのは4・5・6月の報酬だけで、それが9月から一年分の社会保険料の基礎になるからです。7月の時点で数字はもう動きません。動かせるのは二月の業務配分の判断で、これが年間で唯一、月をまたいで効いてくる関係です。

念のため書いておくと、あくまで実態のある業務配分の見直しが前提です。保険料を下げることを目的にした形だけの調整は、性質が違う話になります。

月ごとにやること

日付は法定の期限です。土日祝に当たる場合は翌営業日。料率や金額は毎年変わるため載せていません。本文に書いた数字は翌年に誰も直さないからです。青緑が人事、緑が総務・施設の線です。

カレンダーに乗らないものは何か

三つあります。別の周期で回るもの、入社や災害などの事由で動くもの、そして法人やオフィスが新しいときだけ発生するものです。カレンダーに入れると各行が条件判断になるため、ここに分けています。

数十人規模では該当しないもの

海外本社からよく聞かれる項目のうち、この規模では該当しないものです。「たぶん不要です」ではなく、閾値を示して答えられるようにするための節です。

• 女性活躍推進法 行動計画の策定・届出・公表 — 101人以上。以下は努力義務
• 男女間賃金差異・女性管理職比率の公表 — 101人以上（令和8年4月から）
• 次世代法 行動計画 — 101人超
• 育児休業取得状況の公表 — 300人超（令和7年4月から）
• 中途採用比率の公表 — 301人以上
• 障害者雇用納付金の申告・納付 — 常用労働者100人超
• 総括安全衛生管理者の選任 — その他の業種は1,000人以上
• 安全管理者・安全委員会 — 業種限定。一般的なオフィスは衛生委員会のみ
• 事業所税 従業者割 — 従業者100人超（資産割は床面積次第）
• 省エネ法 特定事業者の定期報告 — 年間原油換算1,500kL以上
• 東京都 温室効果ガス排出総量削減義務 — 1,500kL以上。報告書は中小合算3,000kL以上で義務
• 防火対象物点検報告 — 特定防火対象物のみ。純粋な事務所ビルは対象外
• 防災管理者・防災管理点検 — 11階以上かつ延べ1万㎡以上等
• 建築物衛生法 特定建築物届・ビル管技術者 — 3,000㎡以上、かつオーナーの義務
• 多量排出事業者 処理計画 — 年間産廃1,000トン以上
• フロン 算定漏えい量報告 — 年間1,000トン-CO2以上

「人数」の数え方はいくつあるのか

四つです。同じ会社でも数え方によって人数が変わるため、それぞれ別に数える必要があります。全体で六十人、事業場が二つに分かれている会社だと、事業場単位では何も発生せず、企業単位ではすでに二件発生している、ということが起こります。